לא כולנו מומחים במשא ומתן או בהפקת אירועים ולכן כאשר אנו נדרשים להפיק ולתכנן אירוע- בר מצווה, בת מצווה, ברית, חתונה או כל אירוע משפחתי רב משתתפים אנו עלולים להילחץ ולחוש בלבול. מסתבר, שהשד לא כל כך נורא ושאם מנהלים את ההפקה בצורה מסודרת היא עתידה להיות פשוטה למדי.

החליטו איפה

הדבר הראשון שחשוב להחליט לגביו הוא המקום. בחירת מקום תכתיב את התאריך ותאפשר לכם להתחיל להזמין ספקים. זאת ועוד, ייתכן שתמצאו מקום שמעניק חבילת שירותים מורחבת מה שיחסוך לכם התנהלות בהמשך. לכן, קחו דף ועט, ערכו רשימת מוזמנים, חשבו כמה אנשים צפויים להגיע- על פי רוב יש להפחית כעשרים אחוזים מרשימת המוזמנים ובחרו יום מועדף ותאריך. לאחר שיש לכם את כל הנותנים הללו תוכלו להתחיל לבדוק אילו גני אירועים יש באזורכם.

מאין מגיעים המוזמנים שלכם?

כדי לעשות את זה, נסו למפות מאין מגיעים מרבית המוזמנים. אם הם מרוכזים במקום אחד הרי זה קל- לכו על האזור הזה. לחילופין תוכלו להחליט על אזור שקרוב אליכם ולארגן הסעות ליתר האורחים. אם יש לכם אזור מועדף אז הבחירה מובנת מאליה ואם האורחים מפוזרים בכל רחבי הארץ, לכו על אזור מרכזי כמו למשל אזור השרון. באזור השרון מבחר עצום של גני אירועים מיוחדים ומעוצבים. כך למשל גני אירועים באור עקיבא קיימים בשפע והם מציעים ללקוחות חווית אירוע יוצאת דופן.

מה קיים באזור?

דפדוף קצר באינטרנט יציג לכם את גני האירועים הקיימים וכעת תידרשו להחליט האם האירוע יהיה בחוץ, בפנים או משולב. כאן באה לידי ביטוי ההעדפה האישית שלכם. יש מי שמעדיפים אירוע גן שהוא קרוב יותר לטבע ומייצר אינטימיות רבה יותר. אחרים מעדיפים אולמות יוקרה מעוצבים. יש לקחת בחשבון גם את מזג האוויר בעונה שבחרתם ולזכור כי גני אירועים באור עקיבא שכוללים אולם וגן הם בחירה נוחה שמאפשרת גמישות רבה יותר בתכנון האירוע.

בשלב הבא התכוננו לשיחת הטלפון עם רשימת שאלות מוכנה: עלות המקום, האם יש שירותי קייטרינג, מה כוללת העלות, מה הדין לגבי ביטולים, מה כולל התפריט ועוד. רשמו את כל התשובות וערכו ביקור באחד או שניים מהמקומות שבדקתם טלפונית.